الكل منا لديه مسؤوليات و الكل مشغول جدا في حياته الشخصية و العلمية و العملية و حتى أحيانا لا نجد الفرصة لصلة الأرحام و الأقارب و الجيران و الأصدقاء....
أحببت أن أنقل لكم استفادتي من كتاب "العادات السبعة" للكاتب ستيفنكوفي، هذا الكتاب ساعدني كثيرا في تنظيم جدول حياتي الشخصية و العلمية و العملية لدرجة أنني أعرف الآن ماهي أعمالي التي يجب أن تكون عاجلة و مهمة و أعمالي التي تكون مهمة و لكنها غير عاجلة و أستطيع تأجيلها لفترة..و إليكم قانون المربعات الأربعة:
المربع الأول: مهم ومستعجل: عمليات المربع الاول هي عمليات مهمه ومستعجله ولا تحتمل ابدا التأجيل.. مثل :الطوارئ والاحداث المفاجأة, والإجتماعاتت الهامه, والاعمال المطلوب تسليمها فورا..
المربع الثاني: مهم وغير مستعجل: عمليات المربع الثاني عمليات مهمه لكنها ليست مستعجله مثل التخطيط للمستقبل وتوقع الأزمات ومعالجتها قبل وقوعها, الإهتمام بالصحة والرياضة ..
المربع الثالث : مستعجل وغير مهم: المربع الثالث عملياته غير مهمه لكنها مستعجله كالرد على التليفونات العادية, أو مشاهدة برامج التلفزيون والمباريات...
المربع الرابع : غير مستعجل وغير مهم: اما المربع الرابع فعملياته ليست مهمه وليست مستعجله .. مثل الشات مثلا.. وممارسة بعض الالعاب الوقتيه مثل العاب الطاوله والكمبيوتر … وغيرها
1- يقضي الكثير من الناس معظم وقتهم في معالجة الأزمات والمشاكل الطارئة (المربع الأول) , بالتاكيد الكثير منا يفعل ذلك بعض الأحيان.. لكن المشكلة هي أن تتحول حياتنا الى سلسلة من الأزمات العاجلة, إن هؤلاء الذين لا يهتمون بأمر إلا إذا حان موعده أو كان مطلوباً على وجه السرعة يعيشون في توتر دائم, ولا يجدون الوقت الكافي للإعداد الجيد لهذه الأعمال.. وفي الغالب لا يجدون وقتا كافيا للاهتمام بشؤونهم الصحية أو العائلية, وكثيرا ما تتفكك العائلات لهذا السبب..
2- أما النوع الثاني من الناس فهم من يقضون حياتهم في المربع الثاني.. غير مدركين أن صفة عاجل لا تعني بالضرورة هام حيث أن الرد على كثير من المكالمات التليفونية ومشاهدة البرامج التليفزيونية أو المباريات الرياضية قد يكون عاجلا.. إلا أنه ليس هاما على الإطلاق - إلا إذا كان داخل نطاق عملهم - , ومع الأسف فإن الكثيرين تستغرقهم هذه الأعمال فلا يجدون الوقت الكافي للاهتمام بالأنشطة الهامة فعلا في حياتهم!
3- وهناك نوع ثالث من الناس ممن يقضون معظم أوقاتهم في أنشطة المربعين الثالث والرابع ( الأنشطة الغير هامة, سواء كانت عاجلة أم غير عاجلة ) , وهؤلاء عادة يتسمون بعدم المسؤولية , لأنهم يضيعون معظم أوقاتهم في أنشطة لا تسهم في الوصول لأهدافهم , أو تحدث أي تقدم ملحوظ في حياتهم.
4- أما الأشخاص الأكفاء حقيقة فهم الذين يبتعدون بقدر الإمكان عن أنشطة المربعين الثالث والرابع مهما كان إغراؤها لهم, كما لا يقضون معظم أوقاتهم في أنشطة المربع الأول (الهام والعاجل) بل يحاولون قضاء أكثر وقتهم في انشطة المربع الثاني (الهام وغير العاجل) لكي يقوموا بالإعداد الجيد للأمور قبل أن يحين موعدها , بمعنى آخر : يقومون بالإعداد للمستقبل قبل أن يأتي بوقت كاف.
- إن أول خطوات تنظيم الوقت هي تحديد الأولويات. ونقصد بتحديد الأولويات هنا جعل الأمور المهمة والمستعجلة في قمة القائمة، ثم الأمور المهمة غير المستعجلة، ثم الأمور المستعجلة غير المهمة، وأخيرا الأمور غير المهمة وغير المستعجلة. وبذلك نكون قد وفرنا لأنفسنا متسعا من الوقت يبعث على الارتياح النفسي ويعيننا على قضاء حوائجنا ومتطلباتنا بصورة تبعث على الرضا.
- عند تقسيمك للأعمال ليكن معيار الأهمية بالنسبة إليك هو القيمة التي يضيفها هذا العمل وليس الشخص أو الجهة التي تؤدي إليها العمل. فمن خلال الإحصاءات تبين أن نسبة 20% من الجهد تنتج 80% من القيمة الفعلية في حين تنتج الـ 80% المتبقية من الجهد 20% من القيمة. وعليه فإنه من الضروري أن يتم تحديد الأولوية بناء على قيمة المحتوى والناتج وليس لأن هذا العمل للمدير مثلا وذاك لموظف في القسم، أو هذا العمل للزوجة وذاك لصديق..
- تجنب التأجيل: ربما يعتاد البعض على التأجيل، بعد خمس دقائق، بعد ساعة، غدا، الأسبوع القادم.. وهكذا. فما هو تأثير التأجيل على إدارة الوقت؟ إن عملية التأجيل هي المسبب الرئيسي لظاهرة الإرباك أثناء تأدية العمل، ذلك أن كل عملية تأجيل تزيد في أهمية الأمر المؤجل رتبة أو درجة. فتأجيل الأمر المهم غير المستعجل مثلا، يؤدي حتما إلى تحوله إلى أمر مهم ومستعجل فيحل محل مجموعة من الأمور المهمة المستعجلة ويربك جدول العمل. وهكذا هو الحال بالنسبة للأمور الأخرى، فغير المهم يتحول إلى مهم، وغير المستعجل يحتول إلى مستعجل، والنتيجة هي أن الفرد يرى نفسه في وضع مرتبك ووسط ضغط عمل كبير ربما لا ينجح في أدائه بالشكل المطلوب .
المربعات الأربعة لإدارة الوقت
موضوع: المربعات الأربعة لإدارة الوقت
